Kurumsal

Bu Çalışma Esasları, Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi Anonim Şirketi Servis Birimleri ile ilgili teşkilat yapısını, görev yetki ve sorumluluk dağılımını, faaliyetleri ile ilgili çalışma usul ve esaslarını düzenlemek amacıyla hazırlanmıştır

Bu Çalışma Esasları, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ek 32 nci maddesine göre düzenlenen Yükseköğretim Kurumları Teknoloji Transfer Ofisi Yönetmeliği’ne ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre düzenlenen Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi Anonim Şirketi Esas Sözleşmesi’ne dayanarak hazırlanmıştır.

(1) Bu Çalışma Esaslarında geçen;

a) Öğretim elemanı: Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Öğretim Elemanını,

b) Rektör: Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Rektörü’nü,

c) DPÜ-TTO AŞ: Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi Anonim Şirketi’ni,

d) Üniversite: Kütahya Dumlupınar Üniversitesini,

e) Üniversite Yönetim Kurulu: Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Yönetim Kurulu’nu,

f) Yönetim Kurulu: DPÜ-TTO AŞ yönetim kurulunu,

g) Birim: DPÜ-TTO AŞ’de hizmet veren Servis Birimini,

h) Müdür: DPÜ-TTO AŞ’nin yönetiminden sorumlu şirket müdürünü,

ifade eder.

(1)Servis Biriminin işleri ve idaresi bu Çalışma Esaslarına ve ilgili mevzuata uygun olarak Servis Birim Kurulu tarafından yürütülür.

(2) Şirket Yönetim Kurulu tarafından atanan Servis Birim Başkanı ve sayıları en fazla beş (5) olan Servis Birim Uzmanları ve Şirket Müdürü Servis Birim Kurulunu oluştururlar. Servis Birim Başkanı ve Servis Birim Uzmanları, Kütahya Dumlupınar Üniversitesi öğretim elemanları iseler, tam/yarı zamanlı olarak Rektörlükçe de görevlendirilmiş olmaları gerekmektedir.

(3) Servis Birim Kurulu başkanı Şirket Müdürüdür.

(4) Servis Biriminin yönetimi ve temsili Servis Birim Başkanına aittir.

(5) Servis Birim Kurulu, Şirket Müdürünün oluşturduğu gündem maddelerini görüşmek üzere, Şirket Müdürünün daveti üzerine toplanır. Servis Birim Kurulu’nun görevleri şunlardır:

a) Proje yöneticisi ile projede çalışacak personeli belirler, proje ücretlendirmesini yaparak proje sözleşmesini hazırlar ve Yönetim Kurulunun onayına sunar. Onaya sunulan projenin, ilk taksit olarak, ücretinin yarısının şirketin banka hesabına yatırılmış olması şarttır.

b) Bütçesinde parası olmayan projeler için, harcama ve ödeme yapılması mecburiyeti hasıl olduğunda, gerekçeleri ile birlikte hazırlanan harcama ve ödeme teklifini Yönetim Kurulunun onayına sunar.

c) Buluşların değerlendirilmesi, başvuru süreç takibi, sözleşme yönetimi ve lisanslama hizmetleri konularında Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Fikri ve Sınai Mülkiyet Hakları Yönergesi doğrultusunda hizmet sunar.

ç) İlgili mevzuat tarafından kendisine verilen diğer görevleri yapar.

(1) Kütahya Dumlupınar Üniversitesi’nde yapılan ar-ge ve yenilikçilik çalışmalarında kamu ve özel sektör ile işbirliği yapılmasını, üretilen bilginin ve yapılan buluşların fikri mülkiyetlerinin koruma kapsamı altına alınarak uygulamaya aktarılmasını sağlamak amacıyla kurulan şirketin iş konuları aşağıda verilmektedir. DPÜ-TTO AŞ’nin Servis Birimleri bu iş konularından Birimleri ile ilgili olan konularda faaliyet gösterirler.

a- DPÜ-TTO AŞ olarak, verilen hizmetlerin tanıtımını yapmak, teknoloji transferi konusunda bölgesel farkındalığı artırma ve iletişim ağını büyütme çalışmaları yapmak, bilgilendirme dokümanları hazırlamak ve güncel bilgilere çabuk ulaşılması için çalışmalar yapmak, çeşitli eğitim, konferans, seminer, panel, çalıştay, bilgilendirme toplantıları, yarışmalar ve tanıtım çalışmaları organize etmek, yapmak, yaptırmak.

b-DPÜ-TTO AŞ olarak, üniversitemiz ve bölgemizde proje yapma kültürünün geliştirilmesi ve fon destekleri hakkında farkındalığın arttırılmasına yönelik çalışmalar yapmak, bu kapsamda DPÜ-TTO AŞ aracılığı ile ulusal ve uluslararası fon kaynaklarına ulaşmak, güncel proje çağrılarına ulaşmak, fikir / proje geliştirme desteklerine ve proje yönetim desteklerine ulaşmak.

c-DPÜ-TTO AŞ olarak, üniversite ile iş dünyası arasında katalizör görevi görerek, iş dünyasının rekabetçilik seviyesinin arttırılması, bölgesel ve ulusal kalkınmayı sağlamak üzere üniversitede üretilen bilginin sanayide kullanılması, sanayide yaşanan problemlere akademik bakış açısı ile kalıcı çözümler üretilmesi konularında hizmet vermek, danışmanlık yapmak. Üniversitede gerçekleştirilen ar-ge faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ürünlerin ve süreçlerin kapsam ve uygulanabilirlik açısından değerlendirilmesi ile ticarileştirilmesi hususlarında hizmet vermek, danışmanlık yapmak. Bu kapsamda DPÜ-TTO AŞ aracılığı ile üniversite laboratuvar olanaklarını iş dünyasının kullanımına sunmak, akademisyen- sanayici işbirliğini gerçekleştirmek, proje geliştirme desteği vermek, proje yönetimi desteği vermek, sanayiye yönelik Ar-Ge projeleri hazırlama desteği vermek, danışmanlık yapmak.

ç-DPÜ-TTO AŞ olarak, fikri ve sınai mülkiyet haklarının korunması konusunda ilgilileri bilinçlendirme ve farkındalığı artırma hususlarında hizmet vermek, bu kapsamda DPÜ-TTO AŞ aracılığı ile patent ön araştırma hizmeti, sözleşme hukuku desteği, fikri haklar başvuru desteği, fikri haklar teşvik ve destek fonlarına ulaşım, lisanslama ve ticarileştirme desteği vermek, danışmanlık yapmak.

d-DPÜ-TTO AŞ olarak, üniversite ve bölge ekosistemi içerisinde girişimcilik ve yenilikçilik kültürünü güçlendirmeye yönelik çalışmalar yapmak, bu kapsamda DPÜ-TTO AŞ aracılığı ile girişimci adaylarına iş modelleme ve iş geliştirme süreçlerinde mentörlük desteği vermek, girişimci ve yatırımcı işbirliğini sağlamak, kamu ve özel sektör fonlarına yönlendirmek, şirketleşme ve kapasite arttırılmasına yönelik süreçleri desteklemek.

e- Üniversitemiz akademisyenlerinin proje yapma kültürünün geliştirilmesine, fon destekleri hakkında farkındalığın artırılmasına, buluşların korunmasına, ticarileşmesine ve lisanslanmasına yönelik olarak çalışmalar yürütmek.

f- Sanayi kuruluşlarının proje yapma kültürünün geliştirilmesine, fon destekleri hakkındaki farkındalığın artırılmasına, fon kaynaklarına kolay ulaşım sağlanmasına ve firma bünyesinde iç ya da dış kaynaklardan sağlanan fonlar ile tamamlanan projelerin neticesinde ortaya çıkan ürünlerin hukuki olarak korunmasına yönelik çalışmalar yürütmek, danışmanlık hizmeti vermek.

g- Bireylerin ve üniversite öğrencilerinin proje yapma kültürünün geliştirilmesi, fon destekleri, fikri haklar ile ticarileştirme hakkındaki farkındalıklarının artırılmasına yönelik çalışmalar yürütmek.

ğ- DPÜ-TTO AŞ bünyesinde, üniversitemiz ve bölgemizde proje yapma kültürünü geliştirmek, ulusal ve uluslararası destekler (TÜBİTAK, Kalkınma Ajansı, KOSGEB, Avrupa Birliği destekleri gibi) hakkında farkındalığın arttırılmasına yönelik çalışmaları öncelikli olarak yürütmek ve bu sayede ortaya çıkacak uygulamaya yönelik yenilikçi ürünleri ve süreçlerin sağlayacağı katma değeri ülke ekonomisine kazandırmak.

h- DPÜ-TTO AŞ olarak, düzenli bir şekilde; burslar, proje destek çağrıları, ortaklık arayışları, fikri mülki hakları, girişimcilik ve iş geliştirme, teknoloji gelişme ana başlıkları altındaki kaynakları tarayarak güncel bilgilere ulaşmak ve bu bilgileri duyurmak.

ı- DPÜ-TTO AŞ, sanayiden ya da akademiden iletilen başlangıç aşamasındaki fikirlerin kapsam ve uygulanabilirlik açısından değerlendirilmesi ve başarı potansiyeli olan fikirlerin projelendirilmesi ile başvuru süreci ve sonrasındaki teknik ve idari işlemlerin takibi konusunda hizmetler sunmak.

i- DPÜ-TTO AŞ, ulusal/uluslararası kuruluşlardan destek görmesi uygun görülen projelerin, proje önerisinde belirtilen faaliyetlerinin takibi, mali hususlardaki süreçlerin işletilmesi, gerekli görüldüğü durumlarda projenin yeniden düzenlenmesi, teknik ve idari işlemlerin yürütülmesi, proje döngüsü yönetimi eğitimi verilmesi konularında destek sunmak.

j- DPÜ-TTO AŞ, akademisyen veya sanayici özelinde yürütülmekte olan Ar-Ge proje süreçlerinde ortaya çıkan/çıkma potansiyeli olan uzman ihtiyacının giderilmesi için danışmanlık ve/veya proje ortaklığı yapabilecek uygun kişi/kurum akademisyen/uzman bulunmasına yönelik kendi envanterinden sağladığı bilgileri analiz ederek ihtiyaca uygun çözümlerin üretilmesi ile sürece katkı sağlamak.

k- DPÜ-TTO AŞ olarak fikri ve sınai mülkiyet haklarının korunması konusunda ilgilileri bilinçlendirmek ve farkındalığı artırmak ve bu amaçla Türk Patent Enstitüsü (TPE) ile koordinasyon içerisinde araştırmacı ve akademisyenleri bilgilendirmek.

l- DPÜ-TTO AŞ’ye patent, faydalı model, endüstriyel tasarım, bitki çeşit tescili başvurusunda bulunmak isteyen akademisyenler için ulusal veya uluslararası başvuru sürecinde danışmanlık hizmeti vermek.

m- DPÜ-TTO AŞ olarak, üniversite veya üniversite dışında gerçekleştirilmiş olan araştırma sonuçlarının, ticari ve endüstriyel kullanımına ilişkin, ticarileştirme sürecinde uygun lisansörleri belirleme, lisans görüşmelerini başlatma, sürdürme ve sözleşmelere katılma gibi hizmetler vermek.

n- Ticarileştirme seçenekleri hakkında öğretim elemanlarının bilgilendirilmesi, lisansör görüşmelerinin yapılması ve lisanslama sözleşmelerinin hazırlanması, patentlerin ulusal ve uluslararası platformlarda tanıtım faaliyetlerini yürütmek.

o- Ar-Ge çalışmalarına yönelik olarak Üniversite’de yapılan test ve analizler ile verilen danışmanlık hizmetlerini gösteren envanteri güncelleyerek bu bilgileri duyurmak.

ö- Üniversiteler, teknoloji geliştiren kurum ve kuruluşlar ile teknoloji kullanıcısı işletmeler arasında bilgi ve teknoloji transferi sağlamak.

p- Girişimciliği desteklemek ve özellikle teknoloji odaklı yeni işletmelerin oluşturulması için çalışmalar yapmak.

r-Ülke sanayisinin ihracata yönelik bir yapıya kavuşturulması için ürün kalitesini yükseltmek, verimliliği artırmak ve üretim maliyetini düşürmek üzere Ar-Ge, danışmanlık ve eğitim hizmetleri vermek.

s- Yönetim sistemleri ve standartları ile ilgili danışmanlık, eğitim ve benzeri teknik hizmetler vermek.

ş- Resmi veya özel gerçek/tüzel kişilere özel raporlar hazırlamak veya hazırlatmak, fizibilite, araştırma veya yatırım projeleri hazırlamak veya hazırlatmak.

t- Yazılım geliştirmek, ticarileştirmek, eğitim ve destek hizmetleri vermek.

(2) DPÜ-TTO AŞ’nin Servis Birimlerinin ayrıca aşağıdaki görevleri bulunmaktadır.

a- Üniversite Ar-Ge stratejilerinin tanımlanmasına katkı verirler.

b- Üniversite’nin Ar-Ge politika ve stratejilerine uyumlu olarak çalışmalarını yürütürler.

(1) Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Teknoloji Transfer Ofisi Anonim Şirketi Servis Birimi, Yönetim Kurulu ve Servis Birim Kurulu kararları doğrultusunda, Şirket Müdürünün gözetim ve denetiminde, ilgili mevzuat ve bu Çalışma Esasları çerçevesinde Servis Başkanı tarafından yönetilir. Servis Uzmanları Birim yönetiminde Servis Birim Başkanına yardımcı olurlar.

(2) Servis Birimi tarafından verilecek bütün belgelerin ve yapılacak sözleşmelerin geçerli olabilmesi için, bunların Şirket Müdürünün ve Servis Birim Başkanının imzalarını taşıması gereklidir.

(3) Servis Birimlerinde tüm hizmetler proje kapsamında yürütülür. Her proje için bir sözleşme yapılması ve bu sözleşmede Firma/Kuruluş /Kurum, ilzama yetkili Yönetim Kurulu Üyesi, Müdür, Birim Başkanı ve proje yöneticisinin imzalarının bulunması zorunludur. Her projenin bir proje numarası olmalıdır. Proje ücreti ile ilk avans ve diğer avans taksitlerinin ödenme şekli, proje yöneticisi ve projede çalışacaklar Servis Birim Kurullarının önerisi ve Yönetim Kurulunun onayı ile belirlenir. Projede çalışacaklardan DPÜ akademik personeli olanlar için, yarı zamanlı olarak görevlendirilmeleri, DPÜ Rektörlüğünden yazılı olarak talep edilir.

(4) Buluşlar/tasarımlarda fikri mülkiyet hakkı / patent ve/veya bunlara ortaklık söz konusu olduğunda ilgili Servis Birim Kurulunun önerisi üzerine Yönetim Kurulunda alınan karar Üniversite Yönetim Kurulunun onayına sunulur.

(5) DPÜ-TTO AŞ’nin Servis Biriminde çalışanlar, proje yöneticisi ve proje çalışanı olarak görevlendirilenler, hizmetlerine ihtiyaç duyulan ve Üniversite’nin izni ile sürekli veya yarı zamanlı olarak görevlendirilen öğretim elemanları olabildiği gibi, 4857 sayılı Kanuna tabi olarak işçi statüsünde çalıştırılan personel veya 6735 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde çalıştırılan yabancı uyruklu personel de olabilir.

(6) Öğretim elemanları, 2547 sayılı Kanun’un 39 uncu maddesinde öngörülen yurt içinde ve yurt dışında geçici görevlendirme esaslarına göre yapacakları çalışmalarını, Üniversite Yönetim Kurulu’nun izni ile DPÜ-TTO AŞ’nin Servis Birimlerinde de yapabilirler.

(7) Servis Birimlerindeki faaliyetleri sırasında mevzuata ve etik kurallarına uygun hareket etmediği iddia edilen ve Yönetim Kurulu tarafından ataması yapılmış olan personel ile proje yöneticisi ve proje çalışanları olarak görevlendirilenler hakkında, gerekli görüldüğü hallerde, Yönetim Kurulu tarafından Disiplin Komisyonu oluşturularak disiplin kovuşturması yapılır.

(1) DPÜ-TTO AŞ’nin Servis Birimleri de dahil olmak üzere ilgili kanunlar ve yönetmelikler dahilindeki faaliyetleri, Yükseköğretim Kurulu tarafından kurulan TTO İzleme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından, Yükseköğretim Kurumları Teknoloji Transfer Ofisi Yönetmeliği’nde belirtildiği şekilde izlenir ve değerlendirilir.

(2) Kurumsal yönetim ilkeleri gereği Şirkete atanmış olan iç denetçiler servisin/şirketin tüm faaliyetleri ile ilgili olarak rutin/rutin olmayan denetlemelerinin sonucunu bir rapor haline getirerek Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere Yönetim Kurulu Başkanına sunarlar. Bu denetlemeler servisin/şirketin mevzuata uygun bir şekilde eksiksiz, hatasız ve daha verimli faaliyette bulunmasının güvencesidir.

(1) DPÜ-TTO AŞ’de yarı zamanlı olarak görevlendirilen öğretim elemanlarının hizmetleri karşılığı elde edecekleri gelirler, Üniversite döner sermayesi kapsamı dışında tutulur.

(2) )Proje ücretleri %20 şirket payı ve KDV dahil olacak şekilde Servis Birim Kurullarında kararlaştırılarak sözleşmeye yazılır. Projenin Yönetim Kurulu onayına sunulabilmesi için, aksi belirtilmedikçe, proje ücretinin yarısının avans olarak şirketin banka hesabına yatırılmış olması şarttır. Proje ücreti tespit edilirken diğer avans taksitlerinin ödenme şartları da karara bağlanmak zorundadır. Her proje için ödemeler ve harcamalar kendi bütçesinden yapılır. Bütçesinde parası olmayan proje için, Yönetim Kurulunda aksi kararlaştırılmadıkça, harcama ve ödeme yapılmaz.

(3) Hesap Dönemi: Şirketin hesap yılı, Ocak ayının 1. gününden başlar ve Aralık ayının 31. günü sona erer. Fakat birinci hesap yılı, Şirketin kesin olarak kurulduğu tarihten itibaren başlar ve o senenin Aralık ayının otuz birinci günü sona erer.

(1) DPÜ-TTO AŞ ar-ge çalışmalarına yönelik olarak ihtiyaç duyulan test ve analizlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan ve Üniversite laboratuvarlarında bulunan makine ve cihazlar ile bu laboratuvarlarda yapılan test/analizleri gösteren güncel envanteri ilgililerle paylaşmak üzere elektronik ortamda   “DPÜ Laboratuvar ve Test/Analiz Envanteri ” hizmeti verir (Ek-1)

(2) DPÜ-TTO AŞ Servis Birimlerinde verilen hizmetlerde aşağıdaki formlar kullanılarak işlemlerin hızlandırılması sağlanır (Ek-2);          

 a) Proje Sözleşme Formu: DPÜ-TTO AŞ’de yapılan işlerde imzalanan sözleşme.                  

 b) Proje Destek Hizmetleri Bilgi Formu: Destek programlarından faydalanmaya aday bir projenin ön değerlendirmesi için Proje Destek Birimi’ne verilen form.                                     

c) Üniversite İle İşbirliği Talep Formu: DPÜ-TTO AŞ hizmetlerinden faydalanırken aynı zamanda DPÜ ile işbirliği talebinde bulunanların doldurduğu form.                                              

d) Buluş Bildirim Formu: 6769 sayılı “Sınai Mülkiyet Kanunu” gereğince buluşuna patent veya faydalı model verilmesi konusunda Fikri Haklar Biriminden danışmanlık almak isteyenlerin doldurduğu form.                                                                                                     

e) Buluş İçin Sınai Mülkiyet Hakkı Paylaşım ve Gizlilik Sözleşmesi: DPÜ-TTO AŞ’ye Buluş Bildirim Formu verenlerle imzalanan sözleşme.                                                                                       

f) Tasarım Bildirim Formu: 6769 sayılı “Sınai Mülkiyet Kanunu” gereğince bir tasarımla ilgili olarak Fikri ve Sınai Mülkiyet sürecini başlatmak üzere tasarım sahiplerinin üniversiteye/DPÜ-TTO AŞ’ye teslim etmeleri gereken form.                                                   

g) Tasarım İçin Sınai Mülkiyet Hakkı Paylaşım ve Gizlilik Sözleşmesi: DPÜ-TTO AŞ’ye  Tasarım Bildirim Formu verenlerle imzalanan sözleşme.

(1) Bu Çalışma Esasları hükümlerini DPÜ-TTO AŞ Yönetim Kurulu Başkanı yürütür.

Ek-1) DPÜ Laboratuvar ve Test/Analiz Envanteri (3 Tablo) gitmek için tıklayınız

Ek-2) Verilen Hizmetler ile İlgili Olarak Kullanılan Formlar (7 Form) gitmek için tıklayınız